個人情報及び
特定個人情報等の取扱について
株式会社花の企画社は、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。
1. 個人情報及び特定個人情報等の利用目的
- 当社が取扱う個人情報は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。
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個人情報 |
利用目的 |
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フラワ－ギフト委託事業におけるお客様、取引先様からお預かりした個人情報 |
商品・サ－ビスの提供及びご提案 商品サービスの企画及び利用に関する提案 代金の請求、回収 |
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フラワ－ギフト受託業務におけるお客様、取引先様からお預りしたお得意様の個人情報 |
お客様、取引先様からご注文いただいた商品の発送、 及びアフターサービスの提供のため |
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販売管理事業における関連企業様の個人情報 |
受託関連の営業活動や資材の購入・部品調達等の連絡・問合せ、支払・請求書作成等の事務処理のため |
| 4 |
従業員・採用応募者・花の住所・株主住所関連の個人情報及び特定個人情報 |
従業員、パート、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡及び問合せのため、花の住所録年賀状作成のため、株主住所録株主総会送付のため |
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その他お問い合わせ、相談に伴う個人情報 |
お問い合わせや相談・苦情に対する内容確認や連絡のため |
- 当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。
2. 個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
(1) 当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～⑦を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令などで認められた場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
- 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
- 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
(2) 当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はいたしません。
3. 委託先等の管理
当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。
4. 当社の個人情報保護の安全管理のために講じた措置
- 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
- 個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
- 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHICマークの外部審査受審
- 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
- 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
- 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
5. 個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等の手続きについて
- ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
- お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。
- ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
- ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。
開示等の手続きの方法
- 下記の窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
- 当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
- 当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
- 代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
- 「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
- 「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。
＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。
「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、1000円の送料をご負担いただきます。1000円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。
6. 個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
株式会社花の企画社 個人情報相談窓口
個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらをご確認ください。
E-Mail：hananoinfo@hananokikakusha.com
TEL：03-3268-5701
FAX：03-3268-5704
郵送：〒162-0063 東京都新宿区市谷薬王寺町58番地
7. 認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。
個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらをご確認ください。
https://japhic.or.jp/office/info
＊当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。
当社の認定審査機関は株式会社PICC（https://www.picc.co.jp/）です。
株式会社花の企画社
代表取締役 藤井 隆徳
東京都新宿区市谷薬王寺町58番地
